Çdo biznes që e mban stokun në Excel ose në fletore, herët a vonë del para të njëjtës pyetje: cili program është i duhuri për mua? Opsionet janë të shumta dhe shumica premtojnë gjëra të ngjashme. Në këtë udhëzues shpjegojmë, me gjuhë të thjeshtë, 8 kriteret që duhet t'i keni parasysh kur zgjidhni një program për stok.
Përgjigje e shkurtër: Një program i mirë për stok duhet të ofrojë hyrje-dalje të shpejtë me barkod, stok në kohë reale, njoftim për stok të ulët, lidhje me shitjen/arkën dhe raporte të qarta. Kur zgjidhni, shikoni madhësinë e biznesit, sa kanale shitjeje keni dhe sa ju dëmton ndërprerja e internetit. Nuk ka një program të vetëm që u përshtatet të gjithëve.
Çfarë është programi për stok dhe si dallon nga Excel?
Programi për stok është softuer që regjistron automatikisht çka hyn, çka del dhe sa mall ju ka mbetur. Dallimi kryesor nga Excel është se stokun nuk e përditësoni më me dorë: kur një artikull shitet ose pranohet në depo, stoku ndryshon vetë.
Excel është mjet shumë i mirë kur jeni në fillim dhe keni pak artikuj. Por kur biznesi rritet, ai fillon të mos mjaftojë në disa pika:
- Gabime nga shënimi me dorë: Çdo shitje dhe çdo pranim malli duhet shkruar një nga një. Mjafton një rresht i harruar ose një numër i gabuar dhe stoku del ndryshe nga realiteti.
- Puna në të njëjtën kohë: Kur dy persona e ndryshojnë të njëjtin file, nuk dihet më cili version është i sakti. Sa më shumë që file dërgohet me email, aq më shumë kopje krijohen.
- Asnjë njoftim: Excel nuk ju lajmëron kur një artikull po mbaron. Zakonisht e kuptoni kur klienti e kërkon dhe nuk e keni.
- Asnjë lidhje me shitjen: Shitja në arkë dhe stoku në tabelë qëndrojnë në vende të ndara. Përputhja e tyre në fund të ditës merr kohë dhe sjell gabime.
Këto shenja i shqyrtojmë më në detaje në artikullin Kur Excel-i nuk mjafton për menaxhimin e stokut.
8 kriteret që duhet t'i shikoni kur zgjidhni
8 kriteret kryesore për zgjedhjen e një programi për stok janë: mbështetja për barkod, stoku në kohë reale dhe njoftimet, lidhja me arkën, puna pa internet, disa depo ose pika, raportet, lidhja me kontabilitetin dhe modeli i çmimit. Jo të gjitha kanë të njëjtën rëndësi për çdo biznes; një kafene dhe një shitës me shumicë kanë prioritete shumë të ndryshme.
Më poshtë, për çdo kriter gjeni pse ka rëndësi dhe një pyetje që mund t'ia bëni shitësit. Mbajini këto pyetje afër gjatë prezantimit ose provës falas; kur u bëni të gjithëve të njëjtat pyetje, krahasimi bëhet shumë më i lehtë.
1. Mbështetja për barkod (lexues dhe printim etiketash)
Barkodi e shpejton hyrjen dhe daljen e mallit dhe e zvogëlon shumë rrezikun e zgjedhjes së artikullit të gabuar. Nëse produktet tuaja nuk kanë barkod, programi duhet të mund ta krijojë vetë dhe ta printojë si etiketë. Si funksionon hap pas hapi një sistem me barkod e shpjegojmë në Si funksionon sistemi i stokut me barkod?
Pyetja për shitësin: "A punon me një lexues standard barkodi me USB dhe a mund të krijoj e të printoj etiketa barkodi për produktet që nuk kanë?"
2. Stoku në kohë reale dhe njoftimi për stok të ulët
Të dhënat e stokut vlejnë vetëm kur janë të përditësuara. Programi duhet ta përditësojë stokun menjëherë pas çdo shitjeje dhe pranimi, dhe t'ju njoftojë kur një artikull bie nën nivelin që e keni caktuar. Kështu ulet rreziku që rafti të mbetet bosh sepse keni harruar ta porositni mallin.
Pyetja për shitësin: "A mund të caktoj nivel minimal stoku për secilin artikull dhe si më arrin njoftimi?"
3. Lidhja me shitjen / arkën (POS)
Nëse shitja në arkë nuk e ul stokun automatikisht, e bëni të njëjtën punë dy herë. Për dyqane, markete dhe kafene që shesin çdo ditë në arkë, ky kriter zakonisht është i domosdoshëm. Kur shitja dhe stoku janë në të njëjtin sistem, edhe mbyllja e ditës zgjat shumë më pak.
Pyetja për shitësin: "A e ul shitja në arkë stokun menjëherë, apo duhet transferim i veçantë?"
4. Vazhdon të punojë kur ndërpritet interneti (offline)
Te disa sisteme që punojnë vetëm online, arka ndalet sapo bie interneti. Edhe disa minuta ndërprerje në orët me shumë klientë do të thotë radhë dhe shitje të humbura. Një program që punon offline i ruan transaksionet në pajisje dhe i sinkronizon vetë kur kthehet lidhja.
Pyetja për shitësin: "A mund të vazhdoj shitjen kur s'ka internet dhe a sinkronizohen të dhënat automatikisht kur kthehet?"
5. Disa depo ose pika shitjeje
Kur hapni një dyqan të dytë ose një depo tjetër, do të doni ta shihni stokun e secilës veç e veç, por nga një ekran i vetëm. Edhe nëse sot keni vetëm një dyqan, nëse planifikoni të rriteni, ky kriter ju kursen nga ndërrimi i programit më vonë.
Pyetja për shitësin: "A mund të transferoj mall mes depove ose pikave dhe ta shoh stokun e secilës veçmas?"
6. Raportet (më të shiturat, stoku i ngecur, fitimi)
Raportet tregojnë ku ju janë ngecur paratë dhe cilët artikuj ju sjellin fitim. Artikujt më të shitur, malli që nuk lëviz prej kohësh dhe fitimi për artikull janë tri raportet më të dobishme për shumicën e bizneseve. Raportet e qarta kanë po aq rëndësi sa edhe numrat e saktë.
Pyetja për shitësin: "Cilat raporte vijnë të gatshme dhe a mund t'i eksportoj në Excel ose CSV?"
7. Lidhja me kontabilitetin dhe faturimin elektronik
Nëse të dhënat e stokut dhe shitjes i kaloni me dorë te kontabiliteti, humbni kohë dhe rritet rreziku i gabimeve. Nëse faturat i lëshoni në mënyrë elektronike, mësoni para blerjes si punon programi me këtë proces. Ia vlen ta diskutoni këtë edhe me kontabilistin tuaj.
Pyetja për shitësin: "A mund të dërgojë të dhëna te programi im i kontabilitetit ose te sistemi i faturimit, dhe si bëhet kjo?"
8. Cloud apo i instaluar, dhe modeli i çmimit
Programet cloud mund të hapen nga kudo dhe zakonisht paguhen me abonim mujor ose vjetor. Programet e instaluara në kompjuter shpesh shiten me licencë të njëhershme, por të dhënat zakonisht shihen vetëm në atë kompjuter. Kur llogaritni koston totale, merrni parasysh numrin e përdoruesve, të arkave, përditësimet dhe pagesat për mbështetje.
Pyetja për shitësin: "Çka përfshihet në çmim dhe si ndryshon kur shtoj përdorues, arka ose pika?"
Tabela e krahasimit të kritereve
Cilat kritere janë të domosdoshme varet nga lloji i biznesit tuaj. Tabela më poshtë jep një udhërrëfyes të përgjithshëm për tri lloje të zakonshme biznesi; përshtateni sipas situatës suaj.
| Kriteri | Dyqan i vogël / kafene | Shitës me shumicë / depo | Biznes me disa pika |
|---|---|---|---|
| Mbështetja për barkod | E rëndësishme | E domosdoshme | E domosdoshme |
| Stoku në kohë reale dhe njoftimet | E rëndësishme | E domosdoshme | E domosdoshme |
| Lidhja me shitjen / arkën | E domosdoshme | Opsionale | E domosdoshme |
| Puna pa internet (offline) | E domosdoshme | E rëndësishme | E domosdoshme |
| Disa depo ose pika | Opsionale | E rëndësishme | E domosdoshme |
| Raportet | E rëndësishme | E domosdoshme | E domosdoshme |
| Kontabiliteti / faturimi elektronik | E rëndësishme | E domosdoshme | E domosdoshme |
| Cloud apo i instaluar, modeli i çmimit | E rëndësishme | E rëndësishme | E rëndësishme |
Çdo program që nuk e plotëson një kriter të shënuar "E domosdoshme" për llojin e biznesit tuaj mund ta hiqni nga lista. Të tjerët provojini, mundësisht me provë falas, në një ditë të zakonshme pune.
Gjatë provës bëni disa shitje në arkë, regjistroni një pranim malli, bëni një kthim dhe shikoni raportet në fund të ditës. Kjo provë e vogël ju tregon shumë më tepër se çdo listë veçorish në një prezantim shitjeje.
Program i gatshëm apo softuer i personalizuar?
Nëse nevojat tuaja janë standarde, një program i gatshëm për stok zakonisht është zgjidhja më e shpejtë dhe më e lirë. Nëse blini e shitni mall, përdorni barkod dhe ju duhen raporte bazë, programet e gatshme e kryejnë punën.
Softueri i personalizuar ka kuptim kur mënyra si punoni nuk përshtatet me programet standarde. Ndjekja e fazave të prodhimit, një logjikë e veçantë çmimesh ose nevoja për lidhje të ngushtë me një sistem ERP ekzistues janë shembuj tipikë. Në këto raste, përpjekja për ta përshtatur një program të gatshëm shpesh përfundon me tabela shtesë dhe punë me dorë.
Në artikullin Softuer i gatshëm apo softuer i personalizuar? gjeni pyetje që ju ndihmojnë të vendosni. Nëse ju intereson buxheti, artikulli Sa kushton softueri ERP shpjegon çka e përcakton koston.
Qasja jonë: BarcoNext
BarcoNext është aplikacion cloud për barkod, stok dhe arkë (POS) që e kemi ndërtuar për biznese të vogla dhe të mesme. Punon në shfletues dhe si aplikacion desktop në Windows, macOS dhe Linux, dhe vazhdon shitjen edhe kur ndërpritet interneti. Nga 8 kriteret më sipër, plotëson këto:
- Barkodi (kriteri 1): Kërkim i shpejtë në arkë me barkod ose me emër artikulli; për produktet pa barkod mund të gjenerohet barkod EAN-13.
- Stoku në kohë reale dhe njoftimet (kriteri 2): Shitjet krijojnë automatikisht lëvizje stoku, me njoftime për stok të ulët dhe historik lëvizjesh.
- Arka dhe puna offline (kriteret 3 dhe 4): Ekrani i arkës punon bashkë me stokun. Kur ndërpritet interneti, shitjet ruhen në radhë dhe sinkronizohen me serverin kur kthehet lidhja.
- Raportet dhe qasja nga cloud (kriteret 6 dhe 8): Shitjet ditore, javore dhe mujore, artikujt më të shitur, raportet sipas arkëtarit, të ardhurat dhe shpenzimet shihen nga kudo, me eksport në CSV.
Listën e plotë të veçorive e gjeni në faqen e produktit BarcoNext. Nëse një kriter që nuk e kemi përmendur këtu është i domosdoshëm për ju, flisni me ne para se të vendosni dhe i shqyrtojmë nevojat tuaja bashkë.
Pyetje të shpeshta
Më poshtë gjeni pyetjet që bëhen më shpesh gjatë zgjedhjes së një programi për stok, me përgjigje të shkurtra.
A mund të jetë programi për stok falas?
Po, ka programe falas për stok, por zakonisht janë të kufizuara në numrin e artikujve, të përdoruesve ose të veçorive. Për një biznes shumë të vogël mund të mjaftojnë në fillim. Kur zgjidhni, kontrolloni nëse mund t'i eksportoni të dhënat më vonë; kjo e lehtëson kalimin te një program tjetër kur të rriteni.
A më duhet patjetër lexues barkodi?
Jo, por bën dallim të madh nëse keni shumë shitje ose pranime malli në ditë. Shumica e programeve ju lejojnë ta kërkoni artikullin edhe me emër. Lexuesit e barkodit zakonisht lidhen me kompjuterin me USB dhe instalohen lehtë.
A mund t'i kaloj artikujt e mi nga Excel?
Shumë programe për stok lejojnë importimin e artikujve në masë nga një file Excel ose CSV. Pastrimi i kolonave si kodi i artikullit, barkodi dhe sasia para importimit ju kursen nga gabimet më vonë. Pyeteni shitësin nëse ka shabllon për importim dhe nëse ju ndihmon në këtë hap.
Çka ndodh nëse ndërpritet interneti?
Varet nga mënyra si është ndërtuar programi. Te sistemet që punojnë vetëm online, shitja dhe regjistrimi i stokut mund të ndalen kur bie lidhja. Te programet që punojnë offline, transaksionet ruhen në pajisje dhe sinkronizohen me serverin kur kthehet interneti. Nëse shisni në arkë, bëjeni patjetër këtë pyetje.
Cili është dallimi mes programit për stok dhe ERP-së?
Programi për stok fokusohet te stoku dhe zakonisht te shitja, ndërsa ERP-ja i bashkon stokun, blerjet, kontabilitetin, prodhimin dhe burimet njerëzore në një sistem të vetëm. Për një biznes të vogël, programi për stok shpesh mjafton. Çka është ERP-ja dhe kur nevojitet e shpjegojmë në Çfarë është softueri ERP dhe kur duhet ta përdorë një biznes?
Nëse kërkoni një zgjidhje të gatshme për shitje me barkod dhe ndjekje të stokut, shikoni BarcoNext. Nëse nevojat tuaja nuk përshtaten me një program standard, na kontaktoni dhe e gjejmë bashkë zgjidhjen e duhur për biznesin tuaj.
