Proje özeti
Şile'de faaliyet gösteren, bünyesinde restoran ve bar da bulunan bir otel için web tabanlı bir mini ERP sistemi geliştirdik. Sistem; stok ve envanter, satınalma, finans, operasyon ve görev yönetimi ile kullanıcı yetkilendirmesini tek bir panelde topluyor.
Sorun
Bir otelde stok tek bir depodan ibaret değil. Mutfakta sıcak ve soğuk ürünler, barda içecekler, resepsiyonda sarf malzemeleri ayrı ayrı takip edilmesi gereken kalemler. Bunlara satınalma siparişleri, tedarikçiler, giderler ve departmanlar arası görevler de ekleniyor. Bu bilgiler Excel dosyalarına ve kâğıt fişlere dağıldığında hangi ürünün ne kadar kaldığını, nelerin fire verdiğini ve hangi siparişin verilmesi gerektiğini görmek zorlaşıyor. Otelciliğe özel büyük ERP paketleri ise küçük ve orta ölçekli bir otel için hem pahalı hem de gereğinden karmaşık.
Çözüm
Otelin kendi işleyişine göre şekillenen, sadece ihtiyaç duyduğu modüllerden oluşan bir sistem geliştirdik:
- Stok ve envanter: Ürünler mutfak, bar ve resepsiyon gibi departmanlara ve alt kategorilere göre takip ediliyor. Stok giriş-çıkış fişleri, toplu fiş işleme, sayım ve zayiat kayıtları, marka ve birim tanımları var. Kritik stok seviyesine düşen ürünler öne çıkıyor.
- Satınalma yönetimi: Tedarikçiler ve satınalma süreçleri sistem üzerinden yönetiliyor.
- Finans: Gelir ve giderler tek yerden izleniyor.
- Operasyon ve görev yönetimi: Departmanlar arası görevler ve işler atanıp takip ediliyor.
- Proje yönetimi: Otel içindeki iş ve projelerin takibi.
- Yetki kontrolü: Her kullanıcı yalnızca kendi departmanına ve yetkisine uygun ekranları görüyor. Personelin sistemi hızlı kullanabilmesi için ürün listesi ile düzenleme ekranını yan yana gösteren, bölünmüş bir ekran tasarımı kullandık. Ürün adı, stok kodu ya da barkodla arama yapılabiliyor. ERP'nin bir işletmeye ne zaman gerekli olduğunu ERP Yazılımı Nedir? yazımızda, Excel ile stok takibinin sınırlarını da Excel ile Stok Takibi Ne Zaman Yetersiz Kalır? yazımızda anlattık. Benzer bir sistem için ERP yazılımı hizmetimize göz atabilirsiniz.
Sonuç
Otelin stok, satınalma, finans ve görev süreçleri dağınık dosyalar yerine tek bir sistemde toplandı. Her departman kendi stoğunu ve işlerini takip ederken, yönetim tüm oteli tek panelden görebiliyor hale geldi.
Öne çıkan özellikler
- Departman bazlı stok: Mutfak, bar ve resepsiyon stokları ayrı ayrı.
- Fiş, sayım ve zayiat işlemleri: Toplu fiş işleme dahil.
- Satınalma ve tedarikçi yönetimi.
- Finans takibi: Gelir ve gider yönetimi.
- Görev ve operasyon yönetimi: Departmanlar arası iş takibi.
- Rol bazlı yetkilendirme: Herkes sadece kendi yetkisindeki ekranları görüyor.
