Üretici, distribütör ve toptancı işletmelerde bayi siparişlerinin telefon, WhatsApp, e-posta veya Excel dosyaları üzerinden yönetilmesi başlangıçta pratik görünebilir.
Ancak bayi sayısı, ürün çeşitliliği ve sipariş hacmi arttıkça bu yöntem önemli operasyonel problemlere yol açabilir.
Bir bayi güncel fiyat listesini ister.
Başka bir bayi stokta ürün olup olmadığını sorar.
Satış temsilcisi gelen siparişi ERP sistemine tekrar girer.
Muhasebe ekibi ödeme ve cari durum bilgisini farklı bir sistemden kontrol eder.
Depo ise siparişin hazırlanıp hazırlanmadığını başka bir kanaldan takip eder.
B2B bayi sistemlerinin amacı bu dağınık yapıyı dijital ve merkezi bir sipariş platformuna dönüştürmektir.
Peki B2B bayi sistemi tam olarak nedir, nasıl çalışır ve işletmelere ne kazandırır?
B2B Bayi Sistemi Nedir?
B2B bayi sistemi, bir işletmenin bayileri, distribütörleri veya kurumsal müşterileriyle gerçekleştirdiği ticari işlemleri dijital ortamda yönetmesini sağlayan yazılım platformudur.
B2B, “Business to Business” yani işletmeden işletmeye ticaret anlamına gelir.
B2C e-ticaret sitelerinde son kullanıcı ürün satın alırken B2B sistemlerinde müşteriler genellikle başka şirketlerdir.
Bir bayi kendi hesabıyla sisteme giriş yaparak:
- Kendisine özel ürünleri görüntüleyebilir
- Güncel stok durumunu görebilir
- Kendi fiyat listesini kullanabilir
- İskonto oranlarını görebilir
- Sipariş oluşturabilir
- Geçmiş siparişlerini inceleyebilir
- Sipariş durumlarını takip edebilir
- Belge ve dokümanlara erişebilir
İşletmenin kullandığı altyapıya göre bu işlemler ERP, stok, muhasebe ve diğer sistemlerle otomatik olarak entegre edilebilir.
B2B Bayi Sistemi Nasıl Çalışır?
Temel senaryoyu bir örnek üzerinden inceleyelim.
Bir distribütörün 150 bayisi olduğunu düşünelim.
Geleneksel yapıda bayi satış temsilcisini arar veya WhatsApp üzerinden ürün listesini gönderir.
Satış temsilcisi:
siparişi kontrol eder,
fiyatları belirler,
stok durumuna bakar,
siparişi ERP sistemine girer,
depoya bilgi verir.
B2B sistemi kullanıldığında bayi doğrudan kendi hesabına giriş yapabilir.
Sistem bayinin yetkilerine göre ürünleri ve fiyatları gösterir.
Bayi siparişini oluşturduğunda sipariş otomatik olarak sisteme kaydedilir.
Entegrasyon varsa ERP'ye aktarılabilir, stok rezerve edilebilir ve depo operasyonu başlatılabilir.
Bu yapı satış temsilcisini ortadan kaldırmak zorunda değildir.
Tam tersine satış ekibinin sipariş girişi gibi tekrarlanan işler yerine müşteri ilişkileri ve satış geliştirmeye daha fazla zaman ayırmasını sağlayabilir.
B2B ile Normal E-Ticaret Sitesi Arasındaki Fark Nedir?
İlk bakışta iki sistem birbirine benzeyebilir.
Her ikisinde de ürünler görüntülenir, sepete eklenir ve sipariş oluşturulur.
Ancak B2B ticarette iş kuralları genellikle daha karmaşıktır.
Müşteriye Özel Fiyatlandırma
B2C e-ticaret sitesinde ürünün çoğunlukla herkes için aynı satış fiyatı vardır.
B2B sisteminde ise A bayisi ile B bayisinin fiyatları farklı olabilir.
Örneğin:
- Bayi grubu
- Satış hacmi
- Bölge
- Sözleşme
- Özel iskonto
- Ürün kategorisi
gibi kriterlere göre farklı fiyatlar uygulanabilir.
Özel İskonto Yapıları
Bir bayi tüm ürünlerde yüzde 10 iskonto alırken başka bir bayi belirli ürün grubunda yüzde 15 iskonto alabilir.
Bu kurallar otomatik uygulanabilir.
Vadeli Çalışma
B2B müşterileri her siparişi kredi kartıyla ödemek zorunda olmayabilir.
İşletmenin çalışma modeline göre:
- cari hesap,
- vadeli ödeme,
- banka transferi,
- kredi kartı,
- sanal POS
gibi farklı ödeme yöntemleri kullanılabilir.
Sipariş Onay Süreçleri
Bazı siparişlerin doğrudan işleme alınması yerine satış temsilcisi veya yönetici tarafından onaylanması gerekebilir.
B2B platformunda bu tür iş akışları oluşturulabilir.
Kullanıcı Yetkileri
Aynı bayi hesabı altında birden fazla çalışan bulunabilir.
Örneğin bir kullanıcı sipariş oluşturabilir ancak ödeme bilgilerini göremeyebilir.
Başka bir kullanıcı siparişi yalnızca onaylayabilir.
B2B Bayi Sisteminin İşletmelere Sağladığı Avantajlar
1. Sipariş Girişindeki Manuel İşleri Azaltır
Bayi siparişinin çalışan tarafından telefondan veya WhatsApp'tan alınıp ERP'ye tekrar girilmesi hem zaman kaybına hem hata riskine neden olur.
B2B sisteminde bayi siparişini kendisi oluşturur.
Sipariş doğrudan dijital veri olarak sisteme girer.
ERP entegrasyonu bulunuyorsa çalışanların yeniden veri girmesi gerekmeyebilir.
2. Bayiler 7/24 Sipariş Verebilir
Bayi sipariş vermek için çalışma saatlerini veya satış temsilcisinin müsait olmasını beklemek zorunda kalmaz.
Sisteme istediği zaman giriş yaparak:
ürünleri,
stokları,
fiyatları
görüntüleyebilir ve sipariş oluşturabilir.
Bu durum özellikle farklı şehir ve ülkelerde bayi ağı bulunan işletmeler için önemlidir.
3. Fiyat Listesi Karmaşasını Azaltır
Bayi sistemlerinde en sık yaşanan problemlerden biri güncel fiyat listesidir.
Excel veya PDF ile fiyat listesi gönderildiğinde kısa süre sonra yeni bir fiyat güncellemesi yapılabilir.
Bayinin elinde eski liste kalabilir.
B2B sisteminde fiyatlar merkezi olarak yönetilir.
Bayi sisteme giriş yaptığında kendisi için geçerli olan güncel fiyatı görür.
4. Stok Bilgisini Bayiye Açabilir
Bayilerin sürekli:
“Bu ürün stokta var mı?”
diye satış temsilcisini araması hem bayinin hem şirket çalışanlarının zamanını tüketir.
B2B sistemi ERP veya stok yazılımıyla entegreyse bayi izin verilen seviyede stok bilgisine erişebilir.
Bu bilgi doğrudan adet olarak gösterilebileceği gibi:
- Stokta
- Sınırlı stok
- Tükendi
şeklinde de gösterilebilir.
5. Sipariş Hatalarını Azaltabilir
Telefonla verilen siparişlerde yanlış ürün kodu veya miktar anlaşılması mümkündür.
Bayinin katalog üzerinden ürünü doğrudan seçmesi bu tür hataların önemli bölümünü azaltabilir.
Sistem ayrıca:
minimum sipariş miktarı,
koli miktarı,
sipariş limiti,
ürün kısıtlamaları
gibi kuralları otomatik kontrol edebilir.
6. Satış Ekibinin Zamanını Daha Verimli Kullanmasını Sağlar
Satış personelinin önemli bir bölümü gün içerisinde:
fiyat göndermek,
stok kontrol etmek,
sipariş girmek,
sipariş durumunu söylemek
gibi operasyonel işlerle zaman kaybedebilir.
Bu bilgilerin önemli bölümü B2B portalından erişilebilir olduğunda satış ekibi daha fazla zamanını yeni müşteri kazanımı ve mevcut müşterilerle ilişkilerin geliştirilmesine ayırabilir.
7. Bayi Deneyimini İyileştirir
Bayi yalnızca sipariş vermek istemez.
Aynı zamanda işlemlerini takip etmek ister.
İyi tasarlanmış bir bayi portalında kullanıcı:
- Geçmiş siparişlerini
- Açık siparişlerini
- Kargo durumunu
- Fiyatlarını
- Ürün bilgilerini
- İlgili belgeleri
tek noktadan görüntüleyebilir.
Bu durum şirketle bayi arasındaki iletişim yükünü azaltırken daha profesyonel bir deneyim oluşturur.
B2B Bayi Sistemi ERP ile Nasıl Çalışır?
B2B platformunun en değerli hale geldiği noktalardan biri ERP entegrasyonudur.
Bayinin oluşturduğu sipariş B2B uygulamasında kalmak yerine otomatik olarak ERP'ye aktarılabilir.
Örneğin süreç şöyle ilerleyebilir:
Bayi sipariş oluşturur
↓
B2B sistemi fiyat ve kuralları kontrol eder
↓
Sipariş ERP'ye aktarılır
↓
Stok rezerve edilir
↓
Depo siparişi hazırlamaya başlar
↓
Sipariş durumu B2B portalına geri gönderilir
Böylece bayi ile şirketin operasyon sistemi birbirine bağlanmış olur.
ERP sistemlerinin farklı uygulamalarla nasıl iletişim kurduğunu daha detaylı incelemek için ERP Entegrasyonu Nedir? yazımızı okuyabilirsiniz.
B2B Sisteminde Stok Nasıl Yönetilir?
Bayi portalının kendi bağımsız stok miktarını tutması çoğu durumda doğru değildir.
Genellikle şirket içerisinde stok bilgisinin merkezi bir kaynağı bulunmalıdır.
Bu ERP veya stok yönetim sistemi olabilir.
B2B platformu buradan güncel stok bilgisini alabilir.
Sipariş oluşturulduğunda da stok rezervasyonu yapılabilir.
Bu sayede aynı ürünün farklı satış kanallarında gereğinden fazla satılmasının önüne geçilebilir.
Bayiye Özel Fiyatlandırma Nasıl Yapılır?
B2B platformlarının en önemli özelliklerinden biri gelişmiş fiyatlandırmadır.
Örneğin işletmenin üç bayi grubu olabilir:
A Grubu: Ana distribütörler
B Grubu: Bölgesel bayiler
C Grubu: Küçük bayiler
Her gruba farklı fiyat veya iskonto tanımlanabilir.
Bunun yanında belirli bir müşteriye özel fiyat da oluşturulabilir.
Sistem fiyat hesaplamasında:
- liste fiyatı,
- bayi grubu,
- müşteri iskontosu,
- kampanya,
- ürün bazlı özel fiyat,
- miktar bazlı indirim
gibi kuralları değerlendirebilir.
Minimum Sipariş ve Koli Kuralları
Toptan satışta müşterinin istediği miktarda ürün sipariş etmesi her zaman mümkün değildir.
Örneğin bir ürün yalnızca 12'li koli halinde satılıyor olabilir.
B2B sistemi:
“Bu ürün 12 ve katları şeklinde sipariş edilebilir.”
kuralını otomatik uygulayabilir.
Aynı şekilde minimum sipariş tutarı veya ürün bazında minimum miktar tanımlanabilir.
Cari Hesap ve Bakiye Gösterilebilir mi?
Teknik ve ticari yapıya bağlı olarak evet.
ERP veya muhasebe entegrasyonu sayesinde bayi portalında:
- mevcut bakiye,
- borç/alacak durumu,
- ödeme vadesi,
- açık hesap bilgileri
gösterilebilir.
Ancak finansal bilgilerin hassas olması nedeniyle kullanıcı yetkilendirmeleri dikkatli tasarlanmalıdır.
B2B Sisteminde Online Ödeme Olabilir mi?
Evet.
Sanal POS veya ödeme sağlayıcısı entegrasyonu yapılabilir.
Bayi:
- sipariş sırasında,
- mevcut borcunu öderken,
- belirli bir faturayı kapatırken
online ödeme yapabilir.
Ödeme başarılı olduğunda ilgili kayıt ERP veya finans sistemine aktarılabilir.
Satış Temsilcileri B2B Sistemini Kullanabilir mi?
Evet.
B2B sistemi yalnızca bayilerin kullandığı bir portal olmak zorunda değildir.
Satış temsilcileri de sisteme giriş yapabilir.
Temsilci:
- kendi müşterilerini,
- siparişlerini,
- satış performansını,
- müşteri fiyatlarını
görebilir.
Gerekirse bayi adına sipariş oluşturabilir.
Bu durumda sistem hem bayi portalı hem de satış operasyon platformu haline gelir.
Mobil Uygulama Gerekli mi?
Her B2B sistemi için native mobil uygulama gerekli değildir.
İyi tasarlanmış responsive bir web uygulaması birçok işletme için yeterli olabilir.
Ancak bayi veya saha satış ekibi uygulamayı yoğun şekilde mobil cihazlardan kullanıyorsa mobil uygulama anlamlı hale gelebilir.
Doğru karar kullanım senaryosuna göre verilmelidir.
Hazır B2B Yazılım mı Özel B2B Sistemi mi?
Her işletmenin sıfırdan özel B2B sistemi geliştirmesine gerek yoktur.
Standart bir ürün kataloğu, sabit fiyatlandırma ve basit sipariş süreci varsa hazır B2B çözümleri yeterli olabilir.
Ancak işletmede:
- özel bayi grupları,
- karmaşık fiyatlandırma,
- ERP entegrasyonu,
- özel stok kuralları,
- farklı onay süreçleri,
- özel ödeme modelleri,
- sektöre özgü operasyonlar
bulunuyorsa özel B2B yazılımı daha anlamlı hale gelebilir.
Hazır ve özel yazılım arasındaki genel farkları Hazır Yazılım mı Özel Yazılım mı? yazımızda detaylı şekilde ele aldık.
B2B Bayi Sistemi Kimler İçin Uygundur?
Özellikle:
- Üreticiler
- Toptancılar
- Distribütörler
- Bayilik sistemiyle çalışan markalar
- Çok sayıda kurumsal müşteriye satış yapan şirketler
- Bölgesel satış ağı bulunan işletmeler
için B2B portalı önemli operasyonel fayda sağlayabilir.
Ancak bayi sayısı çok düşük ve sipariş hacmi sınırlıysa özel bir platform geliştirmek ekonomik olmayabilir.
Bu nedenle yatırım kararı gerçek işlem hacmi ve süreç problemi üzerinden verilmelidir.
B2B Sistemi Kurmadan Önce Sorulması Gereken Sorular
Proje başlamadan önce aşağıdaki konular netleştirilmelidir:
-
Kaç bayi sistemi kullanacak?
-
Bayilere özel fiyatlar var mı?
-
Farklı bayi grupları bulunuyor mu?
-
Stok bilgisi hangi sistemden alınacak?
-
Siparişler hangi ERP'ye aktarılacak?
-
Cari hesap gösterilecek mi?
-
Online ödeme kullanılacak mı?
-
Sipariş onay süreçleri olacak mı?
-
Satış temsilcileri sistemi kullanacak mı?
-
Bayi başına farklı ürün yetkileri bulunacak mı?
Bu sorular sistemin gerçek kapsamını ortaya çıkarır.
B2B Bayi Sistemi Tek Başına mı Çalışmalı?
Çoğu durumda hayır.
B2B portalının işletmenin geri kalanından kopuk çalışması yeni bir veri adası oluşturabilir.
En güçlü yapı genellikle B2B sisteminin:
ERP + Stok + Muhasebe + Ödeme + Kargo
gibi mevcut altyapılarla entegre olmasıdır.
Böylece bayi tarafından oluşturulan işlem şirket içerisinde manuel olarak tekrar oluşturulmaz.
B2B Sisteminin Başarısı Nasıl Ölçülür?
Başarı yalnızca kaç bayinin sisteme giriş yaptığıyla ölçülmemelidir.
Aşağıdaki metrikler daha anlamlı olabilir:
- Manuel alınan sipariş oranındaki azalma
- Sipariş işleme süresindeki değişim
- Hatalı sipariş oranı
- Bayilerin dijital sipariş kullanım oranı
- Satış temsilcilerinin operasyonel işlere ayırdığı zaman
- Sipariş başına işlem maliyeti
- Ortalama sipariş miktarı
Bu veriler B2B yatırımının işletmeye gerçek katkısını gösterebilir.
Sonuç: B2B Bayi Sistemi Bir Online Katalogdan Daha Fazlasıdır
B2B bayi sistemi yalnızca ürünlerin internette gösterildiği bir e-ticaret sitesi değildir.
Doğru tasarlandığında bayi ile şirket arasındaki satış operasyonunun dijital katmanı haline gelir.
Fiyat, stok, sipariş, ödeme, ERP ve lojistik süreçlerini birbirine bağlayabilir.
Böylece bayiler daha hızlı hizmet alırken şirket içerisindeki manuel operasyon yükü azalabilir.
Ancak her işletmenin ihtiyaçları farklıdır.
Bazı firmalar için hazır bir B2B platformu yeterliyken bazı şirketlerde işletmeye özel geliştirme ve ERP entegrasyonu gerekebilir.
B2B Bayi Süreçlerinizi Dijitalleştirelim
EG678 Software olarak işletmelere özel B2B bayi portalları, sipariş sistemleri, ERP entegrasyonları, stok ve depo uygulamaları geliştiriyoruz.
Mevcut bayi sipariş sürecinizi inceleyerek hangi işlemlerin dijitalleştirilebileceğini, ERP ve stok sistemlerinizle nasıl entegrasyon kurulabileceğini ve işletmenize uygun B2B yapısının nasıl olması gerektiğini birlikte değerlendirebiliriz.
ERP altyapıları için ERP Yazılımı ve Özel ERP Geliştirme hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
İşletmenize özel B2B, operasyon veya yönetim platformları için Özel Yazılım Geliştirme hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
B2B bayi sistemi nedir?
B2B bayi sistemi, bayilerin veya kurumsal müşterilerin kendilerine özel fiyat, ürün ve stok bilgilerine erişerek dijital ortamda sipariş oluşturmasını sağlayan platformdur.
B2B sistemi ERP ile entegre olabilir mi?
Evet. Sipariş, ürün, fiyat, stok ve müşteri bilgilerinin ERP ile otomatik olarak paylaşılması mümkündür.
Bayilere farklı fiyat gösterilebilir mi?
Evet. Bayi grubu, müşteri, ürün veya iskonto kurallarına göre farklı fiyatlandırmalar uygulanabilir.
Bayiler stok bilgisini görebilir mi?
Evet. ERP veya stok sistemiyle entegrasyon sayesinde güncel stok bilgisi B2B portalında gösterilebilir.
B2B sistemi için mobil uygulama gerekli mi?
Her zaman değil. Responsive bir web uygulaması birçok kullanım senaryosu için yeterlidir. Kullanım yoğunluğu ve saha operasyonlarına göre mobil uygulama değerlendirilebilir.
Hazır B2B yazılım mı özel B2B sistemi mi daha iyi?
Standart ihtiyaçlarda hazır sistem daha ekonomik olabilir. Özel fiyatlandırma, entegrasyon ve iş akışları bulunan işletmelerde özel geliştirme daha uygun olabilir.
