Me rritjen e numrit të aplikacioneve që përdor një biznes, lind një problem i ri:
Si do të komunikojnë këto sisteme me njëri-tjetrin?
Një kompani mund të përdorë ERP, program kontabiliteti, e-commerce, sistem stoku, marketplace, platformë pagesash, transport dhe portal B2B.
Secili sistem mund të funksionojë shumë mirë veçmas.
Problemi fillon kur punonjësit duhet të transferojnë të njëjtin informacion manualisht nga një sistem në tjetrin.
Një porosi mund të vijë nga e-commerce dhe më pas të futet manualisht në ERP, stok dhe kontabilitet.
Me pak porosi kjo mund të menaxhohet.
Por me rritjen e biznesit, futja manuale e të dhënave krijon humbje kohe dhe rrezik gabimesh.
Integrimi ERP synon ta zgjidhë këtë problem.
Çfarë Është Integrimi ERP?
Integrimi ERP lidh sistemin ERP me aplikacionet e tjera të biznesit.
Të dhënat e krijuara në një sistem mund të kalojnë automatikisht në ERP, ndërsa informacioni i ERP-së mund të dërgohet në sistemet e tjera.
Për shembull, kur krijohet një porosi online, sistemi mund automatikisht:
- ta transferojë porosinë në ERP,
- përditësojë stokun,
- krijojë ose identifikojë klientin,
- nisë procesin e magazinës,
- dërgojë informacion në kontabilitet,
- krijojë dërgesën,
- përditësojë raportet.
Në këtë mënyrë punonjësit nuk kanë nevojë të krijojnë të njëjtin transaksion në disa aplikacione.
Pse Është i Rëndësishëm Integrimi ERP?
ERP zakonisht nuk është i vetmi sistem që përdor një kompani moderne.
Qëllimi nuk duhet të jetë domosdoshmërisht zëvendësimi i çdo aplikacioni.
Qëllimi është që sistemet e specializuara të shkëmbejnë informacion në mënyrë të sigurt.
Një integrim i mirë mund të:
- reduktojë futjen e përsëritur të të dhënave,
- përmirësojë konsistencën,
- përshpejtojë operacionet,
- reduktojë gabimet,
- sinkronizojë departamentet,
- përmirësojë raportimin,
- reduktojë kontrollin manual.
Për të kuptuar më mirë rolin e ERP-së lexoni Çfarë Është Softueri ERP dhe Kur Duhet ta Përdorë një Biznes?.
Integrimi i ERP-së me Kontabilitetin
Shumë kompani nuk duan të ndryshojnë programin e kontabilitetit kur implementojnë ERP.
Kjo është krejtësisht normale.
Sistemi ekzistues mund të jetë përdorur prej vitesh dhe ekipi financiar mund ta njohë mirë.
ERP mund të integrohet me të.
Informacionet si:
- shitjet,
- klientët,
- lëvizjet e llogarive,
- blerjet,
- pagesat
mund të transferohen ndërmjet sistemeve.
Qëllimi nuk është që të dy programet të bëjnë të njëjtën punë.
Secili sistem mund të menaxhojë proceset ku është më i fortë.
Integrimi ERP dhe E-Commerce
Me rritjen e porosive online, integrimi bëhet gjithnjë e më i rëndësishëm.
Pa integrim, punonjësi mund të duhet:
ta kontrollojë porosinë,
ta fusë në ERP,
të ndryshojë stokun,
të krijojë dërgesën,
të përditësojë statusin në e-commerce.
Me pak porosi kjo është e mundur.
Me qindra porosi bëhet shumë e vështirë.
Integrimi mund të automatizojë:
- produktet,
- çmimet,
- stokun,
- porositë,
- klientët,
- statuset,
- informacionin e transportit,
- kthimet.
Sinkronizimi i Stokut
Stoku është një nga elementet më kritike.
Nëse ERP tregon 10 produkte, kanalet e shitjes duhet të kenë informacion të saktë.
Përndryshe mund të shitet një produkt që nuk ekziston më.
Nëse dyqani fizik, e-commerce, B2B dhe marketplace përdorin të njëjtin stok, ERP mund të funksionojë si burim qendror.
Për kufizimet e Excel-it në këtë fazë lexoni Kur Excel-i Nuk Mjafton më për Menaxhimin e Stokut?.
Integrimi me Marketplace
Porositë nga marketplace të ndryshme mund të transferohen në ERP.
Sipas platformës mund të sinkronizohen:
- porositë,
- stoku,
- çmimet,
- statuset,
- informacioni i transportit.
Kjo e bën ERP-në pikën qendrore të operacioneve.
Integrimi B2B dhe ERP
Për bizneset me distributorë, portali B2B mund të lidhet direkt me ERP.
Distributori mund të shohë:
- çmimet e veta,
- produktet,
- stokun,
- historikun e porosive,
- statusin e porosive.
Porosia e krijuar në B2B mund të kalojë automatikisht në ERP.
Integrimi me Transportin
Pas përgatitjes së porosisë ERP mund t'i dërgojë kompanisë së transportit:
- marrësin,
- adresën,
- numrin e porosisë,
- informacionin e paketës.
Numri i gjurmimit mund të kthehet në ERP dhe më pas në e-commerce.
Integrimi me Sistemet e Pagesave
Sistemet e pagesave mund të lidhen gjithashtu me ERP.
Kur pagesa përfundon me sukses, sistemi mund:
- ndryshojë statusin e porosisë,
- regjistrojë pagesën,
- dërgojë njoftim,
- nisë procesin operacional.
Webhook-et dhe callback-et përdoren shpesh për këto skenarë.
CRM dhe ERP
CRM dhe ERP mund të funksionojnë së bashku.
CRM menaxhon më shumë procesin para shitjes.
ERP menaxhon shumë nga proceset pas shitjes.
Kur një mundësi shitjeje përfundon me sukses në CRM, klienti dhe porosia mund të transferohen në ERP.
ERP mund t'i dërgojë CRM-së informacion rreth:
- porosisë,
- dërgesës,
- statusit të klientit.
Metodat e Integrimit ERP
API
API është një nga metodat më të zakonshme.
Një sistem mund të lexojë ose shkruajë të dhëna duke përdorur API-në e një sistemi tjetër.
Webhook
Webhook dërgon automatikisht informacion kur ndodh një ngjarje.
Për shembull:
“U krijua porosi.”
“Pagesa përfundoi.”
“U krijua dërgesa.”
Integrim me Bazën e të Dhënave
Sistemet e vjetra mund të mos kenë API.
Në disa raste mund të përdoret baza e të dhënave.
Kjo metodë kërkon shumë kujdes për sigurinë dhe integritetin e informacionit.
Integrim përmes Skedarëve
Disa sisteme të vjetra përdorin CSV, XML ose skedarë të ngjashëm.
Kjo metodë mund të jetë e mjaftueshme për procese që nuk kërkojnë kohë reale.
Middleware
Kur shumë sisteme duhet të lidhen, një shërbim qendror integrimi mund ta thjeshtojë arkitekturën.
Për shembull:
E-Commerce → Shërbim Integrimi → ERP
B2B → Shërbim Integrimi → ERP
Kontabilitet → Shërbim Integrimi → ERP
Integrim në Kohë Reale apo Sinkronizim Periodik?
Jo çdo informacion duhet të dërgohet menjëherë.
Porositë, pagesat dhe ndryshimet kritike të stokut mund të kërkojnë sinkronizim të shpejtë.
Të dhëna të tjera mund të përditësohen çdo disa minuta, çdo orë ose një herë në ditë.
Zgjedhja duhet të bazohet në nevojën reale të biznesit.
Cili Sistem Duhet ta Kontrollojë të Dhënën?
Një nga vendimet më të rëndësishme është përcaktimi i burimit zyrtar të informacionit.
Nëse ERP është burimi i stokut, sistemet e tjera duhet ta marrin këtë informacion nga ERP.
Përndryshe mund të krijohen konflikte.
Për shembull:
- Produktet → ERP
- Stoku → ERP
- Porositë → E-Commerce / B2B
- Financat → Kontabilitet
Struktura ndryshon sipas biznesit.
Menaxhimi i Gabimeve
Integrimi duhet të funksionojë edhe kur diçka shkon keq.
API mund të mos jetë e disponueshme.
Sistemi i kontabilitetit mund të jetë offline.
Transporti mund të kthejë gabim.
Një integrim i mirë mund të ketë:
- log-e gabimesh,
- prova automatike të përsëritura,
- njoftime,
- historik transaksionesh.
Pa këto mekanizma problemet mund të mbeten të padukshme.
Përputhja e të Dhënave
Sisteme të ndryshme mund ta identifikojnë të njëjtin produkt me ID të ndryshme.
ERP mund të përdorë:
PRODUKT-001
ndërsa e-commerce përdor një ID tjetër.
Sistemi i integrimit duhet të dijë që të dyja përfaqësojnë të njëjtin produkt.
Për këtë mund të përdoret SKU, kod produkti ose një identifikues tjetër unik.
Çfarë Duhet të Përcaktohet Para Integrimit?
-
Cilat sisteme do të lidhen?
-
Cilat të dhëna do të transferohen?
-
Cili sistem është burimi kryesor?
-
Në cilin drejtim do të lëvizin të dhënat?
-
A kërkohet kohë reale?
-
Çfarë ndodh kur ka gabim?
-
Si do të përputhen rekordet?
-
Si do të funksionojë autorizimi?
-
Sa kohë do të ruhen log-et?
-
Sa transaksione duhet të përballojë sistemi?
Përfitimet për Biznesin
Para integrimit
Porosia vjen → punonjësi e fut në ERP → ndryshon stokun → e fut në kontabilitet → krijon transportin.
Pas integrimit
Porosia vjen → sistemet e lidhura kryejnë automatikisht proceset e nevojshme.
Kur numri i transaksioneve është i madh, kursimi i kohës mund të jetë i konsiderueshëm.
A Kërkon Integrimi ERP Softuer të Personalizuar?
Jo gjithmonë.
Nëse aplikacionet ofrojnë integrime standarde të mira, ato mund të jenë të mjaftueshme.
Zhvillimi i personalizuar mund të nevojitet kur kompania ka:
- procese specifike,
- struktura të veçanta të të dhënave,
- sisteme të vjetra,
- platformë B2B të personalizuar,
- rregulla të veçanta biznesi.
Për krahasim lexoni ERP i Gatshëm apo ERP i Personalizuar.
A Mund të Integrohet ERP pa e Zëvendësuar?
Në shumë raste, po.
Nëse ERP ekzistues funksionon mirë, nuk ka arsye të ndryshohet vetëm sepse mungojnë disa integrime.
Mund të zhvillohen rreth tij:
- portal B2B,
- integrim e-commerce,
- aplikacion mobil,
- sistem magazine,
- raportim.
Kjo qasje ruan investimin ekzistues.
Përfundim: Qëllimi Është që Sistemet të Punojnë së Bashku
Përdorimi i disa aplikacioneve nuk është problem në vetvete.
Problemi është kur ato punojnë të shkëputura.
Integrimi ERP lidh kontabilitetin, e-commerce, stokun, B2B, pagesat, transportin dhe sistemet e tjera.
Kjo redukton punën manuale dhe krijon një strukturë më të integruar.
Le t'i Lidhim Sistemet Tuaja
Në EG678 Software zhvillojmë integrime API dhe zgjidhje të personalizuara mes ERP, kontabilitetit, e-commerce, B2B, stokut, pagesave dhe sistemeve të palëve të treta.
Mund të analizojmë infrastrukturën tuaj dhe të përcaktojmë si duhet të lëvizin të dhënat dhe cilat procese mund të automatizohen.
Mësoni më shumë rreth Softuer ERP dhe Zhvillim ERP të Personalizuar.
Për projekte më të gjera shikoni edhe Zhvillimin e Softuerit të Personalizuar.
Pyetje të Shpeshta
Çfarë është integrimi ERP?
Është lidhja mes ERP-së dhe sistemeve të tjera për shkëmbim automatik të të dhënave.
A mund të integrohet programi ekzistues i kontabilitetit?
Në shumë raste po, nëse ofron API, akses në bazën e të dhënave ose metodë tjetër të përshtatshme.
Çfarë automatizon integrimi me e-commerce?
Produktet, çmimet, stokun, porositë, klientët, transportin dhe kthimet mund të sinkronizohen.
A mund të bëhet integrim pa API?
Në disa raste po. Mund të përdoren baza të dhënash, skedarë ose metoda të tjera sipas sistemit.
A duhet integrimi të jetë në kohë reale?
Jo. Mund të jetë në kohë reale, periodik ose me grupe të dhënash.
Cili sistem duhet të jetë burimi kryesor?
Varet nga lloji i të dhënës dhe arkitektura e kompanisë.
